Automazione WhatsApp:

più risposte, più contatti

Il contesto

Empara offre corsi di preparazione online per studenti che si preparano al “Semestre Filtro”, l'esame che nel primo semestre universitario seleziona chi potrà proseguire negli studi di Medicina.

Il target è composto da studenti tra i 18 e i 26 anni, spesso alla prima esperienza con un percorso di preparazione strutturato e in una fase decisionale ad alta pressione emotiva.

L'acquisizione dei contatti avviene tramite campagne Meta Ads e TikTok Ads: l'utente compila un Lead Form e il contatto raccolto viene affidato a un tutor, che gestisce la conversione tramite una chiamata telefonica.

La qualità della conversazione telefonica è il vero snodo del funnel: è in quella chiamata che il tutor spiega il metodo, risponde alle obiezioni e guida lo studente verso l'iscrizione.

Solo il 21% dei lead acquisiti rispondeva al primo tentativo di chiamata.

La sfida

Il problema non era la qualità dei lead in sé, né il copy delle campagne: gli annunci intercettavano correttamente il target e le richieste di contatto arrivavano con continuità.

Il collo di bottiglia era nel passaggio successivo, quello tra la compilazione del form e la chiamata del tutor.

Una chiamata da un numero sconosciuto, non annunciata e non programmata, viene percepita come un'interruzione piuttosto che come il seguito naturale di un'azione che l'utente ha appena compiuto.

Lo studente può essere a lezione, può non riconoscere il numero oppure può semplicemente aver bisogno di qualche ora per essere ricontattato con calma.

La domanda non era quindi “come generare più lead”, ma “come far arrivare la chiamata del tutor nel momento in cui lo studente è realmente disponibile ad ascoltarla”.

Cosa abbiamo fatto

Abbiamo inserito un passaggio intermedio nel funnel: un'automazione WhatsApp che si attiva subito dopo la compilazione del form e che permette allo studente di scegliere autonomamente una fascia oraria in cui essere richiamato.

01 / MESSAGGIO WHATSAPP IMMEDIATO

Non appena il form viene inviato, l'automazione contatta lo studente su WhatsApp, un canale che percepisce come più personale e meno intrusivo rispetto a una chiamata anonima.

Il messaggio conferma la ricezione della richiesta e apre subito il passaggio successivo.

02 / PRENOTAZIONE DELLA FASCIA ORARIA

Lo studente indica lui stesso la fascia oraria in cui preferisce essere contattato dal tutor, invece di subire una chiamata a un orario casuale.

La chiamata smette di essere un'interruzione e diventa un appuntamento che l'utente stesso ha fissato.

03 / CHIAMATA DEL TUTOR

Il tutor commerciale richiama lo studente esattamente nella fascia oraria indicata.

Chi risponde al telefono lo fa sapendo già di chi si tratta e perché lo sta chiamando: la parte più delicata della conversazione, l'aggancio iniziale, è già stata superata prima ancora che il telefono squilli.